Automatisierung klingt kompliziert – ist es aber nicht. Mit den richtigen Tools kannst du auch ohne Programmierkenntnisse repetitive Aufgaben automatisieren und jede Woche Stunden sparen. Hier erfährst du, wie.

Was bedeutet KI-Automatisierung?

Einfach gesagt: Du verbindest verschiedene Apps und Tools, sodass sie automatisch zusammenarbeiten. Statt manuell Daten von A nach B zu kopieren, macht das ein Workflow für dich.

Beispiel

Ohne Automatisierung: Neue Kundenanfrage kommt per E-Mail → Du liest sie → Trägst Daten in CRM ein → Schickst Bestätigungsmail → Benachrichtigst das Team

Mit Automatisierung: Neue Kundenanfrage kommt per E-Mail → Alles passiert automatisch

Die 3 besten Automatisierungstools für Anfänger

1. Make (Empfehlung)

  • Preis: Kostenlos (1.000 Ops/Mo)
  • Stärke: Visueller Builder, günstig, flexibel
  • Lernkurve: Mittel
  • Ideal für: Alle, die mehr als simple Automationen wollen

2. Zapier

  • Preis: Kostenlos (100 Tasks/Mo)
  • Stärke: Einfachste Bedienung, größte App-Bibliothek
  • Lernkurve: Niedrig
  • Ideal für: Absolute Einsteiger

3. n8n

  • Preis: Kostenlos (Self-Hosted)
  • Stärke: Open Source, maximale Kontrolle
  • Lernkurve: Hoch
  • Ideal für: Technisch versierte Nutzer

10 Automatisierungen für den Alltag

1. Social Media Auto-Posting

Trigger: Neuer Blogartikel Aktion: Automatisch auf LinkedIn, Twitter, Facebook posten Tool: Make + Buffer

2. E-Mail-Leads automatisch verarbeiten

Trigger: Neues Kontaktformular Aktion: In CRM eintragen + Willkommensmail + Team benachrichtigen Tool: Make + GetResponse

3. Rechnungen automatisch erstellen

Trigger: Projekt abgeschlossen (in Projektmanagement-Tool) Aktion: Rechnung generieren + per Mail senden Tool: Make + sevDesk/lexoffice

4. Content-Kalender befüllen

Trigger: Wöchentlich (Timer) Aktion: ChatGPT generiert Content-Ideen → in Notion-Datenbank eintragen Tool: Make + ChatGPT API + Notion

5. Bewerbungen sortieren

Trigger: Neue Bewerbungs-Mail Aktion: KI analysiert Lebenslauf → kategorisiert → benachrichtigt HR Tool: Make + ChatGPT

6. Kunden-Feedback sammeln

Trigger: 7 Tage nach Kauf Aktion: Automatische Feedback-Mail → Antworten in Spreadsheet Tool: GetResponse + Google Sheets

7. Meeting-Notizen verteilen

Trigger: Neue Notiz in Notion Aktion: Zusammenfassung per KI → an alle Teilnehmer senden Tool: Make + ChatGPT + Gmail

8. Preismonitoring

Trigger: Täglich Aktion: Konkurrenzpreise checken → Alarm bei Änderung Tool: Make + Web Scraping

9. Newsletter-Content kuratieren

Trigger: Wöchentlich Aktion: RSS-Feeds durchsuchen → KI erstellt Zusammenfassung → Newsletter-Entwurf Tool: Make + ChatGPT + GetResponse

10. Backup-Routine

Trigger: Täglich Aktion: Wichtige Dateien automatisch in Cloud sichern Tool: Make + Google Drive/Dropbox

So startest du: Deine erste Automatisierung

Schritt 1: Account erstellen

Melde dich kostenlos bei Make (make.com) an.

Schritt 2: Erste Automation bauen

Starte mit etwas Einfachem: “Wenn ich eine E-Mail mit dem Betreff ‘Rechnung’ bekomme, speichere den Anhang in Google Drive.”

Schritt 3: Testen und erweitern

Teste den Workflow, optimiere ihn, und baue dann schrittweise komplexere Automationen.

Häufige Fehler

  1. Zu komplex starten – Fang mit einer einfachen Automation an
  2. Keine Fehlerbehandlung – Was passiert wenn ein Schritt fehlschlägt?
  3. Zu viele Tools gleichzeitig – Starte mit einem Automatisierungstool
  4. Keine Dokumentation – Schreib auf, was deine Automationen machen

Fazit

KI-Automatisierung ist kein Hexenwerk. Mit Make oder Zapier kannst du in einer Stunde deine erste Automatisierung bauen und sofort Zeit sparen. Starte klein, lerne dazu, und skaliere dann.

Erste Schritte: Melde dich bei Make an (kostenlos), wähle eine der 10 Automatisierungen oben, und setze sie um.

Letzte Aktualisierung: Februar 2026

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